মাইক্রোসফট ওয়ার্ড (MS -Word) -র একটা না জানা, উপকারী ফিচার - মেইলিংস (Mailings)

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড (MS -Word) -র একটা না জানা, উপকারী ফিচার - মেইলিংস (Mailings)
শনিবার, ২২ মার্চ, ২০২০

আজকের লেখা সফটওয়্যার ইঞ্জিনিয়ারিং -র কোনো বিষয়ের উপর না। মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের একটা ফিচার  (Mailings) সম্পর্কে জানতে পারলাম। সবার সাথে শেয়ার করার জন্যই আজকে লিখছি।

আগে একটু ভূমিকা দিয়ে নেই: আমি যে  ইউনিভার্সিটিতে পড়াই, পেনসিলভানিয়া স্টেট ইউনিভার্সিটি - এবিংটন (Penn State University - Abington) সেটা মূলত একটা আন্ডারগ্রাজুয়েট ইউনিভার্সিটি -- মাস্টার্স বা পিএইচডি প্রোগ্রাম নাই। মূল Pennsylvania State University, যেটা Penn State নামেই বিখ্যাত - সেটার প্রায় ২০ টা ক্যাম্পাসের একটা এই এবিংটন। এবিংটন ক্যাম্পাসে কম্পিউটার সায়েন্সের ৪ বছরের ব্যাচেলরস ডিগ্রী এই কিছুদিন হলো মাত্র শুরু হয়েছে। বেশকিছু বাংলাদেশী স্টুডেন্টও আছে। নিজেদের জাহির করতে আর স্টুডেন্টদের প্রোগ্রামিংয়ে উৎসাহী করতে গত ২৯ ফেব্রুয়ারী, ২০২০ শনিবার ছুটির দিনে, প্রথমবারের মতো আমরা একটা প্রোগ্রামিং কন্টেস্টের আয়োজন করলাম। HackerRank.com ওয়েবসাইট ব্যবহার করে হোস্ট করা সেই কন্টেস্টে প্রতিযোগী বা কন্টেস্টেন্টদের সার্টিফিকেট প্রিন্ট করতে গিয়েই মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের এই ফিচারটা, Mailings সম্পর্কে জানতে পারলাম।

প্রোগ্রামিং কন্টেস্টের ফ্লায়ার 

শুরুতে কনটেস্টে স্টুডেন্টদের কেমন সাড়া পাবো নিশ্চিত ছিলাম না। কোনো কোনো শিক্ষক তো বলেই বসলেন যে ২০ জনও হবে না। কন্টেস্টে সবাইকে আগ্রহী করতে আমরা ঘোষণা দিলাম যে সার্টিফিকেট সহ প্রথম পুরস্কার ৩০০ ডলার, দ্বিতীয় পুরস্কার ২০০ ডলার আর পরের ছয়জন, প্রত্যেকের জন্য ৫০ ডলারের গিফট কার্ড থাকবে। আরো বললাম, প্রত্যেকেই অংশগ্রহণের জন্য একটা আলাদা সার্টিফিকেট আর টি-শার্ট পাবে। সাথে দুপুরের ফ্রি পিৎজা আর ড্রিঙ্কস। কোনো রেজিস্ট্রেশন ফী লাগবে না! ক্যাম্পাসে সব বিভাগের ছাত্রছাত্রী অংশ নিতে পারবে! দুই সপ্তাহের এডভার্টাইসমেন্টের পরে ৫০ জনের বেশি ছাত্রছাত্রী রেজিস্ট্রেশন করলো!

এখন চিন্তায় পড়ে গেলাম ৫০ জনের জন্য আলাদা আলাদা পার্টিসিপেশন সার্টিফিকেট প্রিন্ট করা তো সহজ কাজ না।  তার উপর আবার প্রথম ৮ জনের জন্য পজিশন উল্লেখ করে নাম সহ আলাদা সার্টিফিকেট প্রিন্ট করতে হবে। আর রেজিস্ট্রেশন ফ্রি হওয়ায় আমি নিশ্চিত ছিলাম যে কন্টেস্টের দিন সবাই আসবে না। আগেভাগে সার্টিফিকেট প্রিন্ট করে শুধু শুধু কাগজ নষ্ট করে লাভ কী? তাই আমরা ঠিক করলাম যে কন্টেস্টের দিন, কনটেস্ট শেষ হওয়ার পরই সব সার্টিফিকেট প্রিন্ট করবো। এর জন্য মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে ২ টা আলাদা সার্টিফিকেট টেম্পলেট রেডি করে রাখলাম - একটা পার্টিসিপেশন, আরেকটা প্রাইজের। 

MS -Word -এ তৈরি করা পার্টিসিপেশন সার্টিফিকেট টেম্পলেট

কন্টেস্টের দিন যা ভেবেছিলাম তাই হলো। সব মিলিয়ে ২৬ জন স্টুডেন্ট আসলো। কন্টেস্ট ভালোভাবেই শেষ হলো। কনটেস্ট শেষ করার পর স্টুডেন্টরা যখন ফ্রি পিৎজা আর ড্রিঙ্কস খাচ্ছে, আমরা তখন স্টুডেন্টদের পজিশন স্ট্যান্ডিং লিস্ট রেডি করা আর সেই সাথে সার্টিফিকেট প্রিন্ট করতে বসলাম।

আমি ভেবেই রেখেছি যে ২৬ টা সার্টিফিকেটের জন্য টেমপ্লেটে একজন একজন করে Firstname আর Lastname -এর জায়গায় স্টুডেন্টদের আসল নাম দিয়ে রিপ্লেস করে তারপর প্রিন্ট করবো।একই ভাবে আরো ৮ টা পজিশনের সার্টিফিকেট প্রিন্ট করবো।বেশ এক ঘেয়ে, সময় সাপেক্ষ কাজ। শর্ট-কাট আমার জানা নেই।

একটু ভাবুন তো, আপনি হলে কি করতেন?

যাই  হোক, উদ্ধারকারী আমাদের ডিভিশন হেড, প্রফেসর জাফর হাতায়েত। খুবই স্মার্ট লোক। ক্যানাডার ম্যাকগিল ইউনিভার্সিটি থেকে ১৯৮৯ সালে পিএইচডি করা, সিরিয়ান বংশোদ্ভূত এই বয়স্ক ভদ্রলোক মূলত বায়োলজির লোক। কিন্তু তাতে কী? লেটেস্ট সব টেকনোলজি নিয়েই বেশ আগ্রহ আর ভালো দখল আছে উনার। মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের মেইলিংস ফিচার ব্যবহার করে আমাকে উনিই শেখালেন কিভাবে একটা টেম্পলেট থেকে ২৬ টা আলাদা সার্টিফিকেট সহজেই প্রিন্ট করা যায়। ধরে নেই, একটা MS-Excel এ সব  পার্টিসিপেন্টসদের FirstName আর LastName গুলো লিস্ট করা আছে। এইবার MS-Word -এ যা করতে হবে:

১. মেনুবার থেকে Mailings সিলেক্ট করতে হবে
২. তারপর Select Recipients > Use Existing List থেকে নামের লিস্ট থাকা Excel ফাইল ইম্পোর্ট করতে হবে 
৩. টেমপ্লেটের Firstname হাইলাইট করে নিয়ে 'Insert Merge Field' থেকে FirstName সিলেক্ট করতে হবে
৪. একই ভাবে Lastname -র জন্যও করতে হবে।  (পুরো নাম একসাথে থাকলে এই ষ্টেপের দরকার নাই)
৪. শেষে Finish & Merge বাটন ক্লিক করতে হবে।  ব্যস, হয়ে গেলো!

পড়ে বুঝতে সমস্যা হলে নিচের ভিডিওতে দেখিয়ে দিচ্ছি, দেখে নিতে পারেন:

ওহ, বলতে ভুলে গেছি: আমাদের কনটেস্ট অর্গানাইজারদের ডিজিটাল স্বাক্ষর ওই টেমপ্লেটে ছবি হিসাবে আগেই জায়গা মতো বসিয়ে নিয়েছিলাম। ঝামেলার আর একঘেয়ে কাজের একটা সহজ সমাধান শিখতে পেরে ড. হাতায়েতের অলক্ষেই একটা সেলফি তুলে ফেললাম :)

ড. হাতায়েতের রুমে সার্টিফিকেট প্রিন্টিং চলছে